Centro Documental - Importancia de los archivos Por Adriana Ledesma

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, micro-formas, fotografías fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.

Para la administración

Si partimos del supuesto básico de que los archivos son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de los ciudadanos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

Para la investigación

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información de documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.

Para la comunidad y el Estado

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.

Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la corrupción, una mayor eficacia y una menor vulnerabilidad del Estado.

Para el desarrollo económico y social

El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo constante en todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la compresión de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor.

Para el desarrollo científico y tecnológico

Los errores de planteamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas veces deben para incluso con su vidas tales despropósitos. Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su caracterización, cuantificación, conservación y desarrollo, ha de ser asumida por las empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y comunitarios. La investigación es condición para el avance científico y tecnológico está dado por su capacidad de proporcional información sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos de investigación.

Para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional

Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relacione entre sí y con otras comunidades, pueblos y naciones. De igual manera, conservan los registros de las distintas expresiones creativas, artísticas, asociadas al desarrollo económico, político, cultural. Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo fueron definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la Nación: sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento de los derechos de los ciudadanos. En los archivos perdura la memoria del pasado que se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro. El acervo histórico preservado y custodiado por la sociedad permite que nos sintamos miembros solidarios de Colombia, protagonistas y artífices de nuestro propio desarrollo en armonía con el mundo que nos rodea.