Por Alejandro Cardona Gerente de Planeación y Control

Continuando con nuestra emisión de TERMONOTAS, órgano de difusión interna de la Compañía, queremos compartir con ustedes las iniciativas de cambio y mejoramiento continuo que se han consolidado en nuestra empresa en los últimos años.

Todo proceso de cambio genera algún grado de temor por tratarse de algo nuevo, y precisamente estas líneas tienen como objetivo describir en detalle en que ha consistido éste cambio para reducir así el nivel de incertidumbre que pudiera existir.

Uno de los principales objetivos de los cambios que se han venido realizando, es lograr una mayor eficiencia en el desarrollo de las diferentes actividades de la compañía. Para ello se hizo un reordenamiento estratégico de la empresa, que busca actualizar los objetivos estratégicos así como los medios para su logro.

El primer paso dentro de la ejecución de este ejercicio estratégico consistió en actualizar los sistemas de información técnicos y administrativos, así como la incorporación de mejores prácticas a cada uno de los procesos operativos, tales como, mantenimiento, logística, finanzas, presupuesto y área jurídica.

Esta iniciativa tuvo varios frentes:
• Se implementó en un tiempo record de 5 meses nuestro sistema integrado de información SAP, que en éste momento soporta e interrelaciona al 99% de los procesos técnicos y administrativos de la empresa. Igualmente, se crearon y actualizaron procedimientos escritos para aquellos procesos críticos del negocio que requerían ser fortalecidos.

• Se optimizó el proceso de cierre contable reduciendo en un 50 % su tiempo de ejecución. La oportunidad del cierre es base fundamental para la toma de decisiones.

• En el área técnica, SAP se ha constituido en una herramienta clave para la planeación y monitoreo de las diferentes actividades de mantenimiento y operación, contribuyendo a la eficiencia en la coordinación de las mismas.

• Para la administración de riesgos, se ha buscado reforzar la conciencia en cada uno de los directores y jefes para trabajar bajo un esquema de control y de economía, para que se minimicen los riesgos inherentes a su área de responsabilidad bajo un enfoque de costo-efectividad, en conjunto con las personas que conforman su grupo de trabajo.

• Esta labor se manifiesta en las diferentes reuniones que se llevan a cabo en la Compañía como los comités de compra y el comité ejecutivo, así como por el desempeño de los lideres funcionales de cada uno de los módulos del SAP (Mantenimiento, logística, contabilidad, controlling), con el apoyo de las áreas de Sistemas, Planeación y Control y Auditoria Interna.

• Aspectos tales como registrar en línea todas las transacciones de compras, inventarios, mantenimiento, contabilidad, presupuestos a través de SAP, mantener la exactitud de los inventarios, realizar la programación y el control de los trabajos de mantenimiento de la planta y realizar el control presupuestal automático a través de SAP, de tal manera que cualquier compra o gasto deba estar previamente presupuestado, son muestras del esquema y cultura de control que hemos venido forjando al interior de nuestra Compañía.

• Otra muestra del fortalecimiento de la cultura de control, se refleja en la adopción de estándares y normas internacionales de auditoria para el desarrollo de nuestros procesos de revisión interna. El establecimiento de niveles de autorización de acceso y de autorización de compras según montos dentro del SAP es otra de ellas.

• Se establecieron las bases para un sistema de evaluación del personal basado en el desempeño y la contribución de cada uno de nosotros a los resultados económicos de la Compañía. Para este fin, se han establecido inicialmente dos indicadores por cada jefatura de área que reflejan de manera integral su gestión, indicadores que fueron incluidos dentro de la evaluación de desempeño de cada jefe.

Hasta este punto se han llevado a cabo con éxito una serie de iniciativas de cambio que los empleados de Termotasajero responsables de los mismos han sabido llevar a buen termino. Ahora vamos a iniciar una nueva fase dentro de nuestro proceso de mejoramiento continuo, con base en la norma ISO-9000 vigente, en la funcionalidad de soporte de procesos que brinda el SAP y en el modelo de administración de riesgos que se ha implementado. Se trata del modelo de autogestión de procesos, por medio del cual cada persona involucrada en procesos claves de negocio aporta su conocimiento y experiencia para eliminar riesgos e ineficiencias en dichos procesos.

En una próxima entrega se hará una descripción general de dicho modelo.